Aanbestedingsspecialist Suzanne Brackmann
“Inschrijvers leggen hun ziel en zaligheid op tafel"
Wie aan aanbesteden denkt, denkt al snel aan keiharde regels. Handtekening niet goed gezet? Dan lig je eruit. Vinkje vergeten? Ook jij ligt eruit. Aanbestedingsspecialist Suzanne Brackmann ziet dat dat “gelukkig” de afgelopen jaren al steeds minder wordt. “Onnodig formalisme, weg ermee”, is haar oproep.
Lees verder
Tijdens de CSU Innovatieboost, een week vol online keynotes en paneldiscussies georganiseerd door het schoonmaakbedrijf, ging Brackmann in gesprek met Alfred de Weert, Directeur Tendermanagement bij CSU. “Aanbesteden: iedere dag een beetje beter”, was de titel van de digitale bijeenkomst. “Daar hebben we jullie bij nodig”, adresseert Brackmann de kijkers. “Aanbestedende diensten, inschrijvers en adviseurs; iedereen vervult zijn eigen rol in het aanbestedingsproces. En iedereen kan een steentje bijdragen aan het verbeteren van het proces.”
Om beter aan te besteden, zijn vier dingen nodig, stelt Brackmann:
- Geen onnodig formalisme
- Meer) ruimte voor herstellen van fouten
- Klachtenmeldpunt
- Vertrouwelijkheid van inschrijving
Geen onnodig formalisme
De specialiste ziet dat mensen neigen te vergeten waar aanbesteden eigenlijk om draait. “Het gaat niet om het aanbesteden an sich of om het proces perfect doorlopen. Het gaat er uiteindelijk om dat de aanbestedende dienst de inschrijver met de beste offerte eruit haalt. Zodat hij de juiste opdrachtnemer vindt waarmee hij een contract kan tekenen. Met uiteindelijk als resultaat bijvoorbeeld een schone school of schoon gemeentehuis, want dat was het doel van de aanbesteding.”
Klein foutje, grote gevolgen
Brackmann legt uit dat onnodig formalisme betekent dat de aanbestedende dienst te verregaande gevolgen verbindt aan zuivere vormfouten door of onduidelijkheden vanuit de inschrijvende partij. Uiteraard moeten de eisen van de aanbesteding gehandhaafd worden, maar soms wordt dat te nauwgezet gedaan. Daardoor wordt aan het doel van de eisen voorbij gegaan. De aanbestedende dienst of de adviseur moet goed kijken of een inschrijving aan de eisen voldoet als een foutje hersteld mag worden. De specialiste noemt een paar rechtspraakvoorbeelden van onnodig formalisme uit de praktijk. Een inschrijvende partij vinkte bij de vraag of hij ervaring met een onderaannemer had ‘nee’ aan, in plaats van ‘ja’. Maar de meegestuurde documenten bevatten onder meer referenties van onderaannemers, waaruit duidelijk werd dat de inschrijver wel met een onderaannemer heeft gewerkt. De inschrijving werd uitgesloten omdat er ‘nee’ was ingevuld. De rechtbank en het Hof oordeelden dat deze uitsluiting ongegrond was, omdat uit de documenten zo duidelijk bleek dat er wél ervaring met onderaannemers was. Daardoor werd er weldegelijk voldaan aan de eisen van de aanbesteding.
Wel voldaan aan eis
Nog een voorbeeld: Een inschrijver was vergeten aan te kruisen dat hij op tijd zijn belasting had betaald en werd daarom uitgesloten. Terwijl hij wel een bewijsstuk van de Belastingdienst had meegestuurd waaruit bleek dat hij gewoon netjes betaald had en daarmee aan de eis voldeed. Een andere inschrijvende partij werd uitgesloten omdat hij de rijafstand van A naar B had berekend met een personenauto in plaats van een vuilniswagen. Terwijl dat voor de afstand - waar het uiteindelijk om ging - helemaal niets uitmaakte. Er was dus geen sprake van een oneigenlijk concurrentievoordeel zoals de aanbestedende dienst opgaf als reden voor uitsluiting.
Waarom noemen we alles een klacht? Soms heb je een oprecht advies aan de aanbestedende dienst
Volwassen worden
“In eerste instantie was aanbesteden nieuw in Nederland”, zegt Brackmann. “Ik snap dat je je dan heel strak aan de regeltjes wilt houden. Het is dan nog erg spannend en je weet niet zo goed hoe het allemaal werkt. Maar na verloop van tijd leer je de grenzen van de regels op te zoeken en ga je er misschien bewust een keertje overheen. Zo leer je de regels te begrijpen en kun je ze wat meer eigen maken. Zie het als volwassen worden. En ik merk dat wij nu ergens in de late pubertijd zitten. We hebben een hoop geleerd, maar we maken nog fouten. We komen in een tijdperk met minder onnodig formalisme.”
Minder uitsluitingssanctie
Brackmann komt met een uitdaging voor aanbestedende diensten en intermediairs. “Probeer een aanbestedingsbestek te schrijven met maximaal één keer de woorden ‘sanctie: uitsluiting’. Ik zie nog steeds met enige regelmaat aanbestedingen voorbijkomen waarin elke instructie wordt gesanctioneerd met uitsluiting. Handtekening niet goed gezet? Dan lig je eruit. Vinkje vergeten? Ook jij ligt eruit. Maar waarom? Als aanbestedende diensten spaarzamer zouden zijn met het gebruik van de uitsluitingssanctie, dan zouden er veel minder partijen worden uitgesloten vanwege een formaliteit.”
Ruimte voor herstellen van fouten
“Voor de marktpartijen is het wel prettig om te weten waar je aan toe bent”, brengt De Weert in tegen het verhaal van Brackmann. “Dat klopt”, antwoordt zij daarop. “Natuurlijk hebben inschrijvers behoefte aan houvast en regels helpen daarbij. Maar iedereen maakt weleens foutje en daar moet je niet direct op worden afgerekend. Er moet ruimte zijn om een fout te herstellen als je daarmee onnodige uitsluiting kunt voorkomen. Dat zwart-witte moet er vanaf. Gelukkig gaat dat steeds beter.”
Gelegenheid om juiste document in te leveren
Ze geeft weer een aantal voorbeelden. Zo werd er in een aanbesteding geëist dat de inschrijver moest beschikken over een geldig GVA ten tijde van de inschrijving. De inschrijver diende per ongeluk een GVA in met een datum na de inschrijvingsdatum. Terwijl hij wel beschikte over de juiste GVA. Volgens de rechtbank moest de aanbestedende dienst de inschrijver de gelegenheid geven om alsnog de goede GVA in te dienen. Een andere eis was dat er 3 professionals genoemd moesten worden die voldeden aan bepaalde eisen. De inschrijver legde een lijst van maar liefst 25 professionals over, waarvan later bleek dat er 1 niet voldeed. Ook hier oordeelde de rechtbank dat uitsluiting in dit geval disproportioneel was.
Klachtenmeldpunt
“Aanbestedende diensten kunnen vrijwillig een klachtenmeldpunt instellen om zo in een vroeg stadium vragen, klachten en bezwaren af te vangen. Dit moet voorkomen dat er zaken onnodig aan de rechter worden voorgelegd”, vervolgt Brackmann. “Ook draagt dit bij aan de verdere professionalisering van het aanbesteden. Dit soort meldpunten zijn dan ook een belangrijk instrument en kunnen een enorme bron van informatie voor de aanbestedende dienst zijn over hoe de inschrijvers aankijken tegen de aanbesteding.”
What’s in a name?
De Weert haakt in: “In de schoonmaak hebben we volgens mij wat minder van doen met dit soort klachtenmeldpunten. Misschien komt dat ook wel doordat zo’n 70 procent van de schoonmaaktenders via een intermediair loopt. Zij vangen dan de meeste klachten op. Wat ik in dit geval ook jammer vind, is de naam. Waarom noemen we alles een klacht? Soms heb je een oprecht advies aan de aanbestedende dienst, maar dan moet je dat als een klacht bij een meldpunt neerleggen. Óf je kunt een vraag stellen voor in de nota van inlichtingen. Maar tussen die vragen en klachten zit niks.” “Intermediairs, luisteren jullie mee?”, vraagt Brackmann. “Doe hier iets mee! Zelf merk ik ook dat het klachtenmeldpunt de luiers nog niet is ontgroeid. Hier kan nog een enorme sprong in gemaakt worden.”
Vertrouwelijkheid van inschrijving
Als laatste begint Brackmann over de vertrouwelijkheid van de inschrijving. “Inschrijvende partijen zetten in de offertes hun beste beentje voor. Zij leggen hun ziel en zaligheid op tafel, vanuit het vertrouwen dat er zorgvuldig met hun inschrijving wordt omgegaan. Gelukkig gaat dit vaak goed. Maar niet altijd. Nu ben ik bijvoorbeeld bezig met een zaak van een aanbestedende dienst die per ongeluk de offerte van de winnende partij heeft gedeeld met een andere partij. Tijdens het mailen werd de verkeerde bijlage gekozen. Een bijzonder pijnlijke, maar wel menselijke fout. De aanbestedende dienst begrijpt gelukkig zelf ook dat er iets heel erg mis is gegaan.”
Inschrijvende partijen zetten in de offertes hun beste beentje voor. Zij leggen hun ziel en zaligheid op tafel
Wat is vertrouwelijk?
Vertrouwelijke informatie in een aanbesteding is informatie die het bedrijfskapitaal van de inschrijvende partij betreft. Maar wat dat dan precies is, verschilt enorm. “In de ene branche is de genoemde prijs bijvoorbeeld echt een bedrijfsgeheim, terwijl de andere branche daar niet zo moeilijk over doet. Het kan ook voorkomen dat de inschrijvende partij al vergevorderde gesprekken voert over een overname. Dat is nog niet wereldkundig gemaakt, maar kan wel van invloed zijn op de opdracht en daarom staat dat wel in de inschrijving beschreven. De vertrouwelijkheid van informatie is dus ook dynamisch. Wat nu nog wel vertrouwelijk is, zoals die voorgenomen overname, is dat over een jaar misschien niet meer. Als het bedrijf bijvoorbeeld een persbericht verstuurt zodra de overname definitief is.”
Schrijf geen genoemde methoden voor
Wat kan de aanbestedende dienst doen om de vertrouwelijkheid van de inschrijving te borgen? “Maak bij het opstellen van de aanbestedingsstukken geen gebruik van informatie uit eerdere inschrijvingen. Ik krijg weleens boze inschrijvers aan de lijn, omdat zij een fantastische offerte hebben neergelegd bij een aanbesteding die later stopgezet werd. Vervolgens stond bij de nieuwe aanbesteding opeens het plan van die inschrijver beschreven als voorgeschreven methode. Dat kan niet. Daarnaast moet de aanbestedende dienst tijdens de aanbesteding vertrouwelijke vragen ook vertrouwelijk behandelen. Als er discussie is over de vertrouwelijkheid, laat de inschrijver de vraag dan herformuleren of desnoods intrekken.” De inschrijver zelf kan ook iets doen, zegt Brackmann. “Zet het er in de offerte duidelijk bij als het om vertrouwelijke informatie gaat. Misschien weet de aanbestedende dienst gewoon niet hoe het zit. Wees niet te zuinig met dit benoemen.” Dat geldt bijvoorbeeld ook als een inschrijvende partij meedoet aan een marktconsultatie. “Benoem het als vertrouwelijk en zeg dat jouw methode niet voorgeschreven mag worden in de aanbestedingsstukken.”
Gunningsbeslissing is lastig
Ook na de gunningsbeslissing mag een aanbestedende dienst niet te veel prijsgeven over de inschrijving van de winnende partij. “Het is soms best een worsteling voor aanbestedende diensten om dit goed te formuleren. Aan de ene kant willen ze hun keuze zo goed mogelijk verantwoorden, maar aan de andere kant mogen ze vaak maar weinig kwijt. Dat vergt tijd en aandacht. Een gunningsbeslissing schrijf je ook niet in één dag tijd.”
Perfecte match mislopen
Kortom: het uitbannen van onnodig formalisme, het geven van ruimte voor het herstellen van fouten, het gebruiken van klachtenmeldpunten én het borgen van de vertrouwelijkheid van inschrijvingen komen allemaal het aanbestedingsproces ten goede. Belangrijkste is in elk geval om te onthouden dat je niet aanbesteedt om het aanbesteden, maar om het vinden van de meest geschikte opdrachtnemer die het beste bij jou en jouw eisen past. Het zou eeuwig zonde zijn als je jouw perfecte match misloopt, alleen omdat hij een vinkje vergat en daarvoor werd uitgesloten.
