Smits merkt op dat het gros van de schoonmaakbedrijven inmiddels bezig is met de transitie naar digitalisering. “Dat moet ook wel, want als je niet meegaat in de huidige tijd, dan mis je de boot. De marges in de schoonmaak staan al zo onder druk. Waar kun je op verdienen? Door efficiënter en slimmer te werken. En het geeft je ook meer concurrentiekracht. Ik zeg altijd: heb het lef om die stap te maken en ga gewoon aan de slag.”

Accepteer de uitzonderingen

Maar waar moet je beginnen? Smits: “Het is belangrijk om eerst goed je huidige landschap in kaart te brengen. Welke systemen heb je al? Regelmatig blijkt dat er al meer draait dan dat men weet. Maar je moet wel goed weten wat er eventueel omvalt als je over gaat op een nieuw, integraal systeem.” Ook heeft hij nog twee andere tips voor schoonmaakbedrijven die een (volgende) stap willen zetten in digitalisering. “Maak niet de fout om meteen honderd procent te willen automatiseren. Er zijn nu eenmaal altijd uitzonderingen in het businessproces. Die moet je accepteren en managen. Dat is de meest gemaakte fout: men staart zich soms blind op automatisering.” En de tweede tip? “Stap niet in één keer, met een soort big bang, over naar een nieuw systeem. Daar kan je organisatie echt kapot aan gaan. Mensen moeten de tijd hebben om het nieuwe systeem te adopteren.”

“Met technologie is on demand-schoonmaak binnen handbereik”

Alles komt samen op één integraal platform

Waar gaat het heen in de schoonmaak op het gebied van digitalisering? “Naar één integraal platform waar alles bij elkaar komt”, vertelt Smits. Een platform als Nocore Online waar iedereen bij kan, van schoonmaakmedewerker en rayonleider tot aan de opdrachtgever. Om de schoonmaakprocessen te kunnen volgen, sturen en controleren. Als voorbeeld noemt Smits de digitale werkbon. “Die gaat dan automatisch een soort accorderingstraject in. Iedereen die die bon moet controleren, goedkeuren en/of verwerken, krijgt op het juiste moment de werkbon aangeboden.” Een ander voorbeeld is het aannemen van nieuwe werknemers. Vaak wordt dat nog op een traditionele manier gedaan, waarbij de zojuist aangenomen werknemer een papieren formulier invult met zijn persoonlijke gegevens. Daarna zet een medewerker van de personeelsafdeling die gegevens in het systeem. “Maar waarom zou je dat niet meteen in het juiste systeem laten invoeren? Een systeem dat ook nog eens volledig is ingericht op de huidige wet- en regelgeving?”, vraagt Smits zich af.

Voorkom duizenden euro’s aan onverwachte kosten

Zo trad op 1 januari 2020 de Wet Arbeidsmarkt in Balans in werking, een nieuwe wet met grote gevolgen. In de WAB is bijvoorbeeld een hoge en een lage ww-premie vastgesteld, waar vijf procent verschil tussen zit. Kortgezegd betaalt de werkgever voor vaste contracten de lage premie en voor flexibele contracten de hoge premie. Maar daar zitten allerlei uitzonderingen aan vast. Smits: “Zo moet je voor werknemers die een vast contract hebben voor minder dan 35 uur, een extra check doen om in aanmerking te komen voor de lage premie. De dertig-procent-regel. Dat houdt in dat, wanneer die werknemer op jaarbasis dertig procent meer of minder werkt dan die 35 uur, je met terugwerkende kracht alsnog de hoge premie moet betalen. Dan praat je zo over duizenden euro’s. Met automatisering kun je dit voorkomen. Bijvoorbeeld door meteen die parameter mee te nemen in de planning en een waarschuwing te tonen als die werknemer in de buurt van die dertig procent komt.”

On demand-schoonmaak

Maar digitalisering in de schoonmaak en de mogelijkheden van een integraal platform gaan veel verder dan dat. Zo ziet Smits een trend waarbij schoonmaakrondes met vaste frequenties plaatsmaken voor on demand-schoonmaak. Daarmee bedoelt hij dat er alleen wordt schoongemaakt als er behoefte aan is. “Op het moment dat er meer gebruik wordt gemaakt van het toilet, dan moet je hem eerder schoonmaken. En met technologie is dat binnen handbereik. Zo kun je bijvoorbeeld met een sensor meten hoe vaak een wc-deur open- en dichtgedaan is. Daardoor kun je actief gaan anticiperen, waardoor de schoonmaakdienstverlening veel efficiënter en kwalitatiever wordt.” Of denk aan de dispensers van papieren handdoekjes, die door middel van sensoren automatisch een melding naar het platform sturen wanneer de handdoekjes bijna op zijn.

Nieuwe kansen

Alles wordt aan elkaar verbonden met het Internet of Things, stelt Smits. “Het is ook belangrijk om connected te zijn. Maar ten eerste heb je daar wel een platform voor nodig. En ten tweede moet je dat actief gaan managen”, stelt Smits. Maar dat vergt wel een andere manier van denken en een andere manier van werken. “Volgens mij gaan bepaalde uitvoerende schoonmaakwerkzaamheden op den duur verdwijnen. Een robot kan bijvoorbeeld prima stofzuigen. Maar dat hoeft niet te betekenen dat er banen verdwijnen. Het biedt juist nieuwe kansen. Waar het werk nu misschien tachtig procent uitvoerend is, gaan we meer richting controlling en advisering. Ik zie het wel gebeuren dat de dienstverlening wordt uitgebreid en verschuift naar breder gebouwbeheer. Waarbij er bijvoorbeeld advies gegeven wordt over materiaalkeuzes. Welk materiaal is het meest efficiënt in het onderhoud en de schoonmaak? Er liggen nog genoeg kansen.”