Contracten
Adviesbureau Atir
Drie trends bij contractvorming in de schoonmaak tijdens de coronacrisis
Welke ontwikkelingen zien we na een jaar COVID-19 bij opdrachtgevers? En welke uitdagingen ervaren de schoonmaakbedrijven? COVID-19 heeft de manier waarop we werken veranderd. De vierkante meters kantoor veranderen, krijgen een andere invulling en daarmee een andere vervuiling en schoonbehoefte. Margriet van Dijken en Anna Casemier, beiden Managing Partner bij facilitair adviesbureau Atir, geven een inkijkje in drie branche-ontwikkelingen.
Lees verder
Tekst: Margriet van Dijken & Anna Casemier
Trend 1 Flexibiliteit
In alle gesprekken met opdrachtgevers komt de term ‘flexibiliteit’ aan de orde. Daarmee worden eigenlijk twee verschillende dingen bedoeld. Ten eerste gaat het om het flexibel invullen van de contractuele afspraken aansluitend bij de huidige vervuiling op dit moment in de gebouwen. Doordat er gemiddeld minder mensen aanwezig zijn maar wel intensievere schoonmaak wenselijk is, wordt een beroep gedaan op de wendbaarheid van leidinggevenden en de individuele schoonmaakmedewerkers. Het betreft hier meer of minder schoonmaak, andere handelingen om het gewenste resultaat te behalen, andere tijden, andere middelen, meer communicatie tussen klant en dienstverlener etc. Uitgangspunt hierbij is de huidige contractuele financiële ruimte die in deze COVID-19 tijd zo passend mogelijk benut wordt.
Structureel op- en afschalen
Ten tweede is er in toenemende mate behoefte aan flexibiliteit in het structureel op- en afschalen van de schoonmaakdienstverlening in de toekomst. Er wordt momenteel door iedereen nagedacht over de toekomstige functie en het gebruik van gebouwen en werkplekken. Er ontstaan nieuwe facilitaire concepten. Ook wordt de potentie van One FM-ketensamenwerking in gebouwen tussen facilitaire leveranciers versneld. De algemene ontwikkeling hebben we inmiddels allemaal wel op het netvlies. Kantoren worden meer ontmoetingsplaatsen en inspiratiebronnen. Het reguliere werken verschuift naar de thuisomgeving en naar satellietplekken. Welke en hoeveel schoonmaakdienstverlening precies nodig gaat zijn, is nog niet zeker.
Deze vorm van flexibiliteit komt dus voort uit verandering en onzekerheid, maar raakt direct de continuïteit en financiële risico’s van de schoonmaakbedrijven. Welke schoonmaakdienstverlening is nodig in de nieuwe facilitaire concepten en hoe verhoudt zich dit tot de huidige personele capaciteiten, kwalitatief en kwantitatief? Hoe anticipeer je hierop bij het aangaan van een nieuw contract?
Trend 2 De sociale factor
Een contract kan duidelijkheid bieden over hoe je moet omgaan met toekomstige wijzigingen ten opzichte van de beginsituatie. Belangrijk bij de bespreking van flexibiliteit in omvang van dienstverlening is de snelheid en de haalbaarheid van het aanpassend vermogen van de dienstverlener. Hierbij moet rekening gehouden worden met wet- en regelgeving rondom contracten, kosten van flexibiliteit maar ook met de sociale factor.
Wie draait ervoor op?
Welke veranderingen in welk tempo kunnen schoonmakers en leidinggevenden aan en wie draait op voor het achterblijven van het aanpassend vermogen ten opzichte van contractuele afspraken? Het is voor een gezonde branche zeer wenselijk dat opdrachtgevers en dienstverleners samen optrekken in de ontwikkelingen en de gevolgen van de nieuwe huisvestingplannen en werkconcepten. De nieuwe concepten zullen ambitieus en uitdagend zijn voor alle partijen. Echter, grote risico’s in contracten dragen nooit bij aan een evenwichtige constructieve samenwerking die juist zo gewenst is in tijden van onzekerheid.
Verder blijft een langere looptijd van contracten wenselijk. Om de risico’s en investeringen die altijd gepaard gaan met onzekerheid en verandering af te kunnen vangen. En om de samenwerking tussen klant en dienstverlener optimaal te kunnen uitrollen en benutten.
Trend 3 Multi-tenant
We willen ook een ontwikkeling van geheel andere aard benoemen. Waar eerder een pand werd ‘bewoond’ door één organisatie of bedrijf (single-tenant), zien we nu een trend dat meerdere organisaties of bedrijven hun intrek in een pand nemen (Multi-tenant). Dit is mede het gevolg van het nieuwe hybride werken, waardoor panden voor een deel leeg komen te staan en dus ruimte bieden aan andere ‘bewoners’. Ook speelt deze ontwikkeling in op het creëren van satellietwerkplekken dichter bij huis. Dit voorkomt onnodige verplaatsingen naar bijvoorbeeld een hoofdkantoor. Dit past ook perfect bij de behoefte van organisaties en bedrijven om te werken in een imagoversterkende omgeving met een sterk community-gevoel. Kortgezegd: één plus één is drie als je samen gebruik maakt van een pand.
Schoonmaak bundelen in één contract
Deze ontwikkeling heeft onmiskenbaar gevolgen voor de schoonmaakdienstverlening en voor de beleving van gastvrijheid. In een single-tenant omgeving is de facility manager meestal de opdrachtgever van de schoonmaakdienstverlener. Deze rol ligt in een Multi-tenant omgeving bij de eigenaar van het pand, veelal is dat de belegger of de beheerder. De eigenaar of beheerder contracteert een schoonmaakpartij voor de schoonmaak van de algemene ruimten, passend bij de identiteit van het pand.
De services van de gecontracteerde partij kunnen vervolgens ook door de huurders van het pand worden afgenomen voor de eigen vierkante meters. Daarmee bundelen zij het volume in één contract. Bovendien scheelt het reisbewegingen: de schoonmaakpartij is immers al in het pand voor de schoonmaak van de algemene ruimtes. Een ander voordeel is het creëren van een seamless journey, waarbij de gebouwgebruiker te maken heeft met een vast serviceteam dat weet hoe zij op welke touchpoints het verschil kan maken voor de gebouwgebruiker in het hele gebouw.
Maatwerk
Kort samengevat: de toegevoegde waarde van de schoonmaakdienstverlener in een Multi-tenant gebouw is maatwerk kunnen leveren op basis van de wensen en behoeften van een diversiteit aan huurders én tegelijk optimaal kunnen aansluiten bij het serviceconcept en DNA van het gebouw en de hoofdopdrachtgever. Een mooie uitdaging!
Over de auteurs
De auteurs van dit artikel, Margriet van Dijken en Anna Casemier, zijn beiden werkzaam als Managing Partner bij adviesbureau Atir.
