Kun je de schoonmaak beter inbesteden of uitbesteden? Volgens Saakje Krikke, manager schone gebouwen en omgeving bij ziekenhuis Nij Smellinghe in Drachten, is daar geen universeel antwoord op. Sinds januari 2020 heeft het ziekenhuis de schoonmaak in eigen beheer. Bij het Groene Hart Ziekenhuis in Gouda besteden ze de schoonmaak al veel langer in. Ook Jeroen Mulder, hoofd logistiek, CSA & bedrijfshygiëne bij het Groene Hart, vertelt dat er voor- en nadelen zitten aan inbesteden. Beiden delen graag hun overwegingen en ervaringen voor het ultieme antwoord: inbesteden of uitbesteden?
lees verder
Krikke werkt sinds november 2019 bij Nij Smellinghe en rolde daardoor zo het inbestedingstraject in. Mulder werkt daarentegen al een jaar of achttien bij het Groene Hart en heeft de schoonmaak een jaar of zestien onder zijn hoede. Bij beide ziekenhuizen is bijna de volledige schoonmaak in eigen beheer.
Grip, regie en btw
De eerste vraag die we aan beide facilitair dienstverleners stelden: waarom hebben jullie gekozen voor inbesteden? Krikke legt uit: “Destijds was de visie van Nij Smellinghe om meer grip en regie op de schoonmaak te krijgen. En om meer sturing te kunnen geven aan de ontwikkeling van de medewerkers. We zijn bij Nij Smellinghe van mening dat schoonmaak onderdeel is van de core business, omdat zij ook een bijdrage leveren aan het welzijn van de patiënt. Daarin wilden wij de eigen regie in handen houden en daar past inbesteden bij.”
Mulder legt uit dat het Groene Hart zestien jaar geleden twee locaties had. Daarbij werd op de ene locatie de schoonmaak in eigen beheer gedaan, bij de ander was de schoonmaak uitbesteed. De wens was om een keuze te maken. “Je hebt bij dit besluit harde en zachte criteria. De harde is heel simpel. Wij moeten als non-profitorganisatie 21 procent btw betalen over alles wat wij inkopen. Dat hoeft niet op het personeel dat wij zelf in dienst hebben. Dus als wij op dezelfde slimme manier schoonmaken als een schoonmaakbedrijf, dan zijn we 21 procent goedkoper uit. Het zachte criterium was de betrokkenheid van de medewerkers. Mijn medewerkers werken niet in de schoonmaak, ze werken voor het ziekenhuis. Dat gevoel hebben ze. Ze zijn trots dat ze in het ziekenhuis mogen werken. Daardoor kan ik ook vrij gemakkelijk personeel krijgen.”
Wij wilden de eigen regie in handen houden en daar past inbesteden bij.”
Het inbestedingstraject
Om het bestuur ook te overtuigen, moest Mulder van tevoren wel laten zien dat hij inderdaad op dezelfde slimme manier kon schoonmaken: “Daarom heb ik een onafhankelijk adviesbureau (BVKwadraat) in de arm genomen. Zij hebben voor mij een calculatiemethode ontwikkeld, die uitrekent of mijn vierkantemeterprestaties gelijk zijn als wat in de markt gebruikelijk is bij zorginstellingen. Daarmee toon ik aan dat ik op dezelfde slimme manier werk.”
Uiteraard moesten ook de cao’s vergeleken worden. Daar is Mulder kort over: “Die zijn nu natuurlijk allang weer veranderd, maar het basisloon in onze huidige cao-ziekenhuis is gewoon goed.” Ook Krikke heeft naar de cao’s gekeken: “Niemand mocht erop achteruitgaan.” Zij heeft niet het hele aanbestedingstraject meegemaakt. Ze vertelt: “Op voorhand is er een kwartiermaker ingehuurd om de voors en tegens van inbesteden dan wel uitbesteden te onderzoeken en te kijken wat het beste past bij de visie. Toen is besloten om in te besteden. Daarin zijn onze medewerkers in meerdere stappen zorgvuldig meegenomen. Zo heb ik, toen ik 1 november in dienst kwam, in mijn eerste weken kennisgemaakt met alle medewerkers. Wie ben jij? Wat zijn je wensen voor de toekomst? Maar ook om te informeren hoe hun loonstrook eruit kwam te zien.”
Voordelen
De trots die Mulder al noemde, is volgens hem een groot voordeel van inbesteden. Die trots komt ook voort uit de erkenning van zorgteams waarvan de schoonmaakmedewerkers nu echt deel uitmaken. “Omdat ze in dienst zijn van het ziekenhuis, worden ze eerder opgenomen in zo’n team. We hebben afdelingen die bekend staan als zwaardere afdelingen, zoals de geriatrieafdeling, en toch willen veel mensen daar heel graag werken. Dat komt doordat dat het een heel warm team is dat hen erkent als collega.”
“Onze medewerkers waren altijd betrokken en trots om in ziekenhuis Nij Smellinghe te werken”, aldus Krikke. “We hebben een groep van 75 medewerkers en een derde daarvan is al langer dan twintig jaar werkzaam op deze locatie. Zij werden altijd gezien als onze collega’s. Dat gevoel is met de inbesteding nu ook op papier bevestigd. Op het loonstrookje staat Nij Smellinghe én ze mogen nu ook deelnemen aan activiteiten van de personeelsvereniging. Nog net voor corona was er een bingo vanuit de pv. Toen hoorden we vanuit die groep van ‘nu mogen wij hier ook aan meedoen’. Dat is wel heel leuk.”
We mogen misschien ondersteunend zijn, maar we zijn ook onderdeel van het primair proces.
Korte lijnen
Ook de korte lijntjes zijn een groot voordeel volgens Krikke: “Je kunt heel gemakkelijk schakelen en overleggen met de afdelingen. Een voorbeeld is onze afdeling vrouw-kind, die helemaal is verbouwd. Op een gegeven moment hebben we samen overlegd wanneer de schoonmaak het beste zou passen op deze afdeling. Op alle verpleegafdelingen lopen er tussen negen en twaalf uur ’s ochtends twee schoonmakers rond. Maar bij vrouw-kind is dat helemaal niet handig. Met name ’s ochtends zijn de kraamvrouwen bezig op de kamer met hun kindje. Dan past het niet dat daar een schoonmaker rondloopt. Dus daar komt nu om half tien een schoonmaker en die loopt door tot half vier. Je gebruikt zo wel hetzelfde aantal schoonmaakuren - we hebben natuurlijk nog altijd te maken met een budget -, maar op zo’n manier dat de afdeling er meer baat bij heeft. Dit zijn hele leuke momenten om gezamenlijk op te pakken.”
Ook Mulder is blij met de korte lijnen, zeker met de afdeling infectiepreventie. “Wij hebben twee doelen: het eerste doel is infectiepreventie, de hygiënebeleving is pas het tweede doel. Infectiepreventie is dan ook heel blij dat we schoonmaak in eigen beheer hebben. Ik zit direct aan tafel van het periodieke overleg met infectiepreventie. Daarbij sluiten we ook vaak compromissen met elkaar. Bijvoorbeeld wat betreft infuuspalen. Als een patiënt twee weken aan een infuus ligt, wie maakt dat dan schoon? De schoonmaker mag er niet aankomen, omdat de patiënt is aangesloten. De verpleging heeft niet de tijd om het schoon te maken. Omdat we hebben inbesteed, praat je dan toch anders met elkaar. Je gaat in overleg hoe je dat samen gaat oplossen.”
Uitdagingen
Naast voordelen kent inbesteden ook uitdagingen. Krikke: “Samen met onze afdeling inkoop zijn we op zoek gegaan naar de juiste samenwerkingspartner. We wilden een leverancier die ons schoonmaakmiddelen en -materialen kon leveren én ons kon helpen om onze kennis actueel te houden. Dat was voor ons de grootste uitdaging bij het inbesteden. Je moet bewust je kennis ophalen. Ik heb eerder bij ISS gewerkt. Dat is een internationaal schoonmaakbedrijf dat wereldwijd die kennis deelde. Als er in Indonesië of Amerika een innovatie was, dan kwam dat ook bij ons in Nederland terecht. Nu ben ik een manager schoonmaak in een ziekenhuis in Friesland en moet ik die kennis zelf ophalen. Gelukkig hebben we daar de juiste samenwerkingspartner gevonden die ons voorziet van middelen, materialen én kennis.”
Vreemde eend in de bijt
Ook Mulder moet actief zijn kennis op peil houden. Hij heeft daarvoor verschillende partijen om zich heen verzameld: het eerdergenoemde adviesbureau, een tussenleverancier die alle middelen en materialen kan leveren en collega’s van andere ziekenhuizen. Actueel blijven is echter niet de enige uitdaging voor Mulder. “Ik ben natuurlijk budgethouder en uitvoerder inéén. Als je een schoonmaakbedrijf hebt, dan heb je een duidelijke keuze. ‘Wilt u meer? Dat kan, dat kost dan zoveel.’ Ik moet binnen het schoonmaakbudget blijven en de schoonmaak in het hele ziekenhuis op peil houden. Daarover moet ik af en toe wel lastige gesprekken voeren met de afdelingen. Daarnaast moet ik überhaupt meer nadenken hoe het ziekenhuis met medewerkers van de schoonmaak communiceert. Als schoonmaakafdeling zijn we een vreemde eend in de bijt met een andere organisatiestructuur en andere communicatiewensen dan elders in het ziekenhuis. Onze medewerkers hebben toch wat meer aandacht en begeleiding nodig.”
Conclusie: inbesteden of uitbesteden?
De conclusie? Op de vraag wat beter is, inbesteden of uitbesteden, bestaat geen standaardantwoord. Mulder sluit af: “We halen ons veel op de hals. Aan de andere kant; we mogen misschien ondersteunend zijn, maar we zijn ook onderdeel van het primair proces. Want schoonmaak is ook zorg.” Daar is Krikke het volmondig mee eens. Zij vat haar betoog samen: “Ik denk dat het heel erg samenhangt met de visie van het bedrijf. Hier is schoonmaak onderdeel van de core business, dus wij willen daar de grip op hebben en invloed op kunnen uitoefenen. Maar als jij als ziekenhuis of als ander bedrijf een visie hebt waarbij schoonmaak niet je core business is en je je niet met andere zaken wilt bezighouden, dan geldt dat misschien wel niet. Ik denk dat je keuze moet passen bij je visie en hoe je je bedrijf wilt runnen.”
