Gemiddeld gezien wordt de contractduur van schoonmaakaanbestedingen steeds langer. Dat betekent dat een aanbesteding zo moet worden opgesteld dat deze kan mee ontwikkelen met toekomstige veranderingen. Het belang van duurzame inzetbaarheid en van calculatie op ruimteniveau wordt daarom steeds groter.
Lees verder
Tekst: Anoek van der Riet
Er is altijd veel te doen om schoonmaakaanbestedingen. Adviesbureaus op dit gebied zijn dan ook zeer in trek. Zo kunnen deze adviseurs meedenken over de juiste verdeling van de objecten in verschillende percelen. De perceelverdeling heeft bijvoorbeeld invloed op de reisafstand van de schoonmakers, maar het is ook van invloed op het soort schoonmaakbedrijf dat zich kan inschrijven: hoe kleiner de percelen, hoe meer kans de kleinere schoonmaakbedrijven hebben om de opdracht te krijgen. Ook kunnen de adviesbureaus helpen bij het vaststellen van de verhouding prijs en kwaliteit in een aanbesteding. De kwaliteit van de schoonmaak is immers echt iets waar een bedrijf zich mee kan onderscheiden. Over het algemeen is de trend van de afgelopen jaren dat de contractduur steeds langer wordt, iets wat grote gevolgen heeft voor de inhoud van een schoonmaakaanbesteding. Want er moet genoeg ruimte zijn om mee te kunnen ontwikkelen.
Betrek schoonmaker én HR-afdeling
Duurzame inzetbaarheid is een belangrijk trend in de schoonmaakbranche, iets dat door de vergrijzing alleen nog maar belangrijker zal worden. Tel daar de langere contractduur bij op en het wordt duidelijk waarom adviesbureaus hier ook veel aandacht aan besteden. Er wordt dan ook breeduit geadviseerd om zowel de schoonmaker zelf als de HR-afdeling van de opdrachtgever aan te laten sluiten bij het opstellen van een aanbesteding. De schoonmakers kunnen zinvolle tips aandragen over hoe het werk zelf gemakkelijker zou kunnen in de toekomst, waarna human resource management er meer algemene bevindingen aan kan toevoegen. Bijvoorbeeld over vitaliteit en fitheid op de werkvloer. Tijdens de contractduur moeten de schoonmaker en opdrachtgever ook goed met elkaar blijven communiceren.
Gedetailleerde calculatie
Omdat de contracten over steeds meer flexibiliteit moeten beschikken, is het belang van een correcte calculatie op ruimteniveau hartstikke groot. Ten eerste is het correct inmeten van ruimte- en glasstaten belangrijk voor het schoonmaakbedrijf om een goede offerte te kunnen maken. Een afwijking van 10 procent in het schoon te maken oppervlakte, betekent namelijk ook een afwijking van 10 procent in de kosten. Daarnaast maakt een calculatie op ruimteniveau waarbij de relatie met de werklast wordt bepaald, ook meteen inzichtelijk welke consequenties mutaties met zich meebrengen.
Digitalisering en big data
De digitalisering sijpelt ook door in het schoonmaakadvies. Tegenwoordig verzamelen bijna alle marktpartijen én schoonmaakadviesbureaus veel data. Deze data kunnen, nadat het geanalyseerd is, omgezet worden naar bruikbare parameters met behulp waarvan de dienstverlening verbeterd kan worden met mogelijk een voorspellend karakter. Niet alleen maakt dit dat aanbestedingen inspelen op de ontstane parameters, maar het zorgt er ook voor dat opdrachtgevers steeds vaker vragen aan schoonmaakbedrijven of zij (kunnen) werken met big data.
Wat komt er allemaal kijken bij het inmeten van ruimten?
- Ten eerste moet de werknemer gestructureerd kunnen werken, beschikken over de juiste (laser)apparatuur, goed met tekeningen overweg kunnen en een goed oriëntatievermogen hebben.
- De medewerker moet verstand hebben van vloerafwerking en een cursus vloerherkenning hebben gevolgd.
- De functie van de ruimte moet worden vastgesteld. Deze moet passen in een aantal standaard ruimtecategorieën.
- De medewerker moet de ruimten logisch kunnen nummeren (als dit nog niet het geval is). De nummering in de ruimtestaat moet corresponderen met de nummering die op de tekeningen is aangebracht. Bij voorkeur correspondeert de nummering ook met de nummering op de deuren. Gangen, open ruimten, liften, trapportalen en technische ruimten moeten dan opnieuw genummerd worden.
- Als alle ruimten volledig zijn ingemeten, worden deze gegevens verwerkt in een ruimtestaat. Deze dient zo opgebouwd te worden dat per gebouw, per afdeling, per etage, etc. een overzicht gecreëerd wordt.
Geautomatiseerde ruimtestaten genereren
Tegenwoordig is het ook mogelijk om ruimtestaten geautomatiseerd te genereren vanuit Autocad. Vaak is dit niet alleen sneller en goedkoper dan handmatig inmeten, maar ook nauwkeuriger. Cirkels, sterren of andere lastige oppervlakten zijn bijvoorbeeld erg lastig om nauwkeurig in te meten met laserapparatuur. Via Autocad kan dit nauwkeurig en gemakkelijk worden ingemeten. Een nadeel van geautomatiseerde ruimtestaten is dat wijzigingen niet altijd meteen kunnen worden meegenomen. Bij praktijkmetingen kan dat wel.
Op zoek naar een schoonmaakadviesbureau?
Zie een overzicht van alle schoonmaakadviesbureaus in onze bedrijvengids.
